ONDERZOEK EN ANALYSE


'Wij brengen de buitenwereld naar binnen'

De meeste collega's van de GHOR zijn bezig met de toekomende tijd: de voorbereiding op en het zo mogelijk voorkómen van rampen en incidenten. Steffie Nooij en Wendy van Duin kijken vooral terug. Zij onderzoeken en analyseren de calamiteiten die hebben plaatsgevonden. Met als doel ervan te leren, en om nòg beter voorbereid te zijn op wat zich zomaar kan aandienen.

Anders evalueren

Natuurlijk werden er vóór hun komst ook inzetverslagen en evaluaties opgesteld, vertellen Steffie en Wendy. De officieren van dienst geneeskundig (OvDG's) en andere functionarissen van de crisisdienst beschreven toen ook al de gang van zaken na een inzet, en noteerden waar ze tegenaan waren gelopen. Dat leverde veel leesvoer op voor de collega's die dit ongefilterd in hun mailbox kregen. Steffie en Wendy: “Bovendien sla je stappen over als je zegt: het staat in de mail, dus je hebt ervan geleerd.”

Zij kregen bij hun aantreden – Steffie in mei 2017, Wendy een klein jaar later – de opdracht het anders aan te pakken. “Ons eerste doel was om het voor de collega's zo gemakkelijk mogelijk te maken om van elkaars evaluatie te leren”, vertellen ze. Wendy: “Eén OvDG maakt iets mee, en je wilt dat de leerpunten daarvan ook terechtkomen bij de overige acht OvDG's. We passen de formulieren zó aan dat ze snel en eenvoudig kunnen worden ingevuld. Belangrijk is om de functionarissen te triggeren om dieper op het proces in te gaan.”

Ze zoeken ook naar manieren om de leerpunten optimaal te communiceren. De eerste stappen zijn daarin gezet. Nadat Steffie en Wendy de rapportages hebben doorgelezen, maken ze een overzichtelijke samenvatting. “We verpakken de informatie grotendeels in powerpoints. Ongeveer eenmaal per maand sturen we de samenvattingen rond. De collega's blijken deze werkwijze te waarderen. Ze zijn blij dat ze niet meer zo'n hele bulk aan mails ontvangen. De evaluaties worden nu goed gelezen. In de powerpoints nemen we vaak ook een sheet getiteld 'Stof tot nadenken' op. Die punten kunnen in vergaderingen en (piket)overleggen aan de orde komen.”

“Het GHOR-deelgebied onderzoek en analyse is geen controle-instantie.
We zijn meer een motivator en facilitator voor het verbeteren en leren.”

Motivator en facilitator

Steffie benadrukt dat het GHOR-deelgebied onderzoek en analyse geen controle-instantie is. “We zijn meer een motivator en facilitator voor het verbeteren en leren.” Ze houden er rekening mee dat crisisfunctionarissen hun eigen persoonlijkheid meebrengen. “Zou je drie OvDG's naar hetzelfde incident sturen, dan pakken ze het alledrie anders aan. Dat is niet gek. Maar als ons echt iets opvalt, kan dat input zijn voor de intervisie. Wij worden daarom ook betrokken in het maken van agenda's, jaarplannen, (vakbekwaamheids)trainingen en planvormingssessies.”

Regierol

Steffie en Wendy vervullen ook een deel van de 'regierol' van de GHOR. “Stel, de OvDG vindt dat hij niet optimaal is geholpen door een andere hulpdienst. Wij inventariseren dan wat er mis is gegaan en gaan met bijvoorbeeld brandweer of ziekenhuis om tafel om gezamenlijk het proces te verbeteren. Of er is een calamiteit geweest bij een verzorgingshuis. Wij horen dan graag van alle externe partijen hoe zij de hulp hebben ervaren. We hebben bij alle partners van de witte kolom een contactpersoon die we laagdrempelig kunnen bellen. Dat werkt goed, het bevordert de samenwerking binnen de keten.”

Overstap naar de GHOR

Beide dames maken zelf ook deel uit van de crisisorganisatie. Steffie is oproepbaar als hoofd informatie, Wendy als hoofd acute gezondheid en hoofd publieke gezondheid. “Ik wilde niet alleen vanaf de zijlijn toekijken”, verklaart Steffie. En voor Wendy, die voor ze bij de GHOR kwam zeven jaar bij meldkamer Noord-Holland Noord werkte als verpleegkundig centralist en calamiteitencoördinator, is het een mooie manier om iets van het operationele werk vast te houden. Ook voor Steffie lag de overstap naar de GHOR in het verlengde van wat ze eerder deed. Als gezondheidswetenschapper werkte ze voor GGD Amsterdam en was ze docent aan de opleiding hbo-verpleegkunde.

“Je kunt veel leren van de ervaringen van collega's. Wat ging er bijvoorbeeld mis bij de grote stroomstoring in Amsterdam? En wat bij de wateroverlast in VUmc?”

Leren van ervaringen

Bij de GHOR proberen ze niet alleen te leren van gebeurtenissen in de eigen regio, maar ook van die elders in het land en zelfs daarbuiten. “Zo zijn we naar een congres geweest met betrokkenen van de aanslagen in Manchester (concert Ariana Grande) en op de Ramblas in Barcelona, en bij de schietpartij vanuit een hotelraam in Las Vegas. Het was goed om te horen waar de hulpverleners toen tegenaan zijn gelopen – om ons vervolgens af te vragen: maar hoe doen wij dat? Hoe is dat bij ons geregeld?”

Niet dat elke ramp, elke calamiteit hetzelfde is, zeker niet. “Maar toch kun je veel leren van de ervaringen van collega's. Wat ging er bijvoorbeeld mis bij de grote stroomstoring in Amsterdam? En wat bij de wateroverlast in VUmc? Momenteel bestuderen we de sluiting en ontruiming van Fort Oranje in Noord-Brabant. We kijken naar de leerpunten en vragen ons af: zijn wij op zoiets voorbereid? En zo brengen we met onderzoek en analyse de buitenwereld naar binnen.”